En esta primera actividad vamos a explicar y traducir los principales documentos comerciales involucrados en una relación comercial.

Objetivo de la actividad

A través de la lectura del siguiente artículo y del enlace proporcionado, queremos que descubras cómo se dice en español: order, invoice, seller, buyer, estimate, dispatch note, accept an offer, reject an offer, supply, quantity, price, to serve, retail client, delivery terms, goods, rappel, retail chain, service note, trade= buying and selling.

Las operaciones comerciales y sus documentos

A continuación vamos a detallar los pasos que suelen seguir las operaciones de compra venta habituales.

Las transacciones comerciales de compra venta pueden ser muy diferentes dependiendo del tipo de comprador, vendedor y mercancía involucradas.

Por un lado, puede haber vendedores que tienen una mercancía en su oferta, valorada a unos precios que el comprador ve y no tiene opción de negociar. Podemos poner como ejemplo una prenda de ropa en la tienda de una gran cadena de venta de ropa o un artículo en una tienda online.

Por otro lado, podemos pensar en otra serie de relaciones comerciales en las que el comprador puede influir en el precio o condiciones de entrega y venta. Esto es posible debido al tipo de mercancía o a que realiza una compra de grandes cantidades .

La oferta o presupuesto es uno de los documentos comerciales

En el primer caso vamos a tener menos documentos reflejando una relación comercial ya que, por su naturaleza, va a carecer de negociación o mucho trato previo o posterior al acto de compra.

En el segundo caso, la transacción comercial suele comenzar cuando el comprador contacta al vendedor y le pide un presupuesto sobre aquello que quiere comprar. El presupuesto que emite el vendedor es la oferta y debería incluir conceptos como el precio, la cantidad, el plazo de entrega, el lugar de entrega y las condiciones de entrega (quién paga el transporte, etc.). En ciertas ocasiones también hace falta detallar el tipo de envase y embalaje de los envíos y si la entrega parcial de la mercancía está autorizada o sería solo posible realizar una única entrega. En el presupuesto u oferta también puede o debe figurar la forma de pago, indicando el plazo y método de pago.

Una vez el cliente recibe el presupuesto, éste puede ser aceptado o rechazado normalmente durante el plazo de vigencia de la oferta, que en teoría debería venir reflejado en el presupuesto.

El pedido y el contrato, otros documentos comerciales

El pedido puede ser aceptado por el cliente o comprador con la mera aceptación del presupuesto indicando el número de presupuesto y fecha o con la emisión de otro documento a aparte que se denominaría pedido. El pedido aceptado es otro tipo de documento que, al igual que el presupuesto aceptado, tiene una validez contractual, esto es, sería vinculante y es en sí mismo un contrato.

En ocasiones la relación comercial o la normativa de las empresas exige la redacción y firma de un contrato que en sus clausulas reflejará las condiciones de la operación comercial. Cuando no hay contrato el pedido aceptado o el presupuesto aceptado refleja la aceptación de las condiciones de compraventa y por tanto es un contrato en sí mismo.

El documento comercial sobre la entrega de mercancía: el albarán

Cuando la mercancía es entregada, normalmente es acompañada por un albarán o nota de entrega. El albarán puede indicar tan solo la cantidad de la mercancía y la referencia o el nombre de lo entregado. En el almacén de entrega normalmente el personal de almacén firmará una copia del albarán para que el vendedor tenga constancia de que la mercancía ha sido entregada y qué día ha sido entregada.

Los primeros pasos que implican una decisión de compra son normalmente llevados a cabo por el departamento de compras o departamento comercial. El paso de recepción de la mercancía o de entrega de mercancía suele ser llevado a cabo por el almacén o el departamento logístico.

Los documentos comerciales: la factura

Posteriormente, el trabajo es más administrativo implica la emisión de la factura por parte del comprador y la recepción y registro de la factura por parte del comprador. El departamento administrativo y/o financiero procederá a la emisión o recepción de la factura, su registro contable y fiscal y su pago o gestión de cobro.

Cuando la transacción no supone la compra-venta de un bien sino de un servicio, el proceso puede ser bastante similar. Por razones obvias, en lugar del albarán de entrega el vendedor o prestador del servicio entrega un “parte de trabajo” al comprador o consumidor.

En el siguiente artículo de internet puedes leer más sobre los documentos comerciales (enlace) y en breve seguiremos publicando más actividades y documentación para que aprendas español de negocios. No te olvides de suscribirte gratis a nuestra web y de poner en los comentarios las soluciones de esta actividad.